退職届・退職願の封筒の書き方とは。手書きの基本マナーや封筒選びを解説
退職届の書き方や封筒の選び方は、ビジネスパーソンとしてのマナーが問われる部分です。
特に封筒は、受取人が最初に目にする場所ですので、本人の印象を大きく左右します。
円満退職につなげるためにも、基本的なルールを正しく押さえた上で退職届を作成することが重要です。
そこで本記事では、退職届・退職願を手書きで記載する場合における封筒の書き方・封筒への入れ方、郵送する場合の送り方について紹介します。
本記事を通して正しいマナーを知り、会社側と良好な関係で送り出してもらえるよう準備を進めてみてください。
退職届の封筒の書き方【手書き】
退職届・退職願の基本的な封筒の書き方は、以下の通りです。
＜封筒表面・裏面の書き方＞
【書き方のポイント】
- 基本的には全て縦書き
- 封筒表面の真ん中に「退職届」または「退職願」と記載する
- 裏面の左下に所属部署・氏名を正式名称で記載する
- 封をする場合は「〆」と書く（のり付けはなしでも可）
>> 退職願と退職届の違いや提出の流れ、時期について詳しく解説
>> 【見本付き】退職願と退職届の書き方と違いを徹底解説【封筒の書き方も】
退職届の封筒の選び方・書き方
退職届は、書き方はもちろん封筒の選び方にもポイントがあります。
- 白色で無地の封筒を選ぶ
- 三つ折り用紙が入る大きさの和封筒（縦長）を選ぶ
- 黒のボールペン、または万年筆で書く
確実にマナーを押さえて、失礼のない書類に仕上げてください。
白色で無地の封筒を選ぶ
退職届の封筒は、白色・無地の封筒を使用するのが基本です。
郵便番号の赤枠が書かれた白色封筒もありますが、余分の枠のある封筒は望ましくありません。
茶封筒は安っぽいイメージを与えてしまうので、退職の意志を示す封筒としては不適切です。
また、中身が透けてしまうような薄い白色封筒も控えるようにしてください。
内側に色紙がつけられていたり、二重封筒になっていたりと、あらかじめ透け防止の加工がされている封筒が最適です。
三つ折り用紙が入る大きさの和封筒（縦長）を選ぶ
退職届の封筒は、三つ折り用紙が入る縦長のものを選ぶようにしてください。
洋封筒タイプ（横開き）の封筒は不向きです。
また、退職届の用紙サイズ別での適した封筒は以下の通りです。
- B5サイズで退職届を作成した場合＝長形4号の封筒
- A4サイズで退職届を作成した場合＝長形3号の封筒
用紙サイズと合った封筒を使用するようにしてください。
黒のボールペン、または万年筆で書く
退職届の封筒は、なかの便箋と同様に黒のボールペンまたは万年筆で記載します。
油性・水性のどちらでも問題ありませんが、摩擦で消すことのできるペンは時間が経つと色が薄くなる恐れがあるため、避けるようにしてください。
また、退職届の文字は太すぎても細すぎてもよい印象を与えないため、0.7〜1.0mm程度の太さのペンを使うのが望ましいです。
退職届の折り方と封入方法
退職届を封筒へ入れるときの折り方・封入方法を紹介します。
＜便箋の折り方＞
【便箋の折り方手順】
- 便箋を3分割し、オレンジ色の点線に沿って下側の紙を下から上に1/3折り上げる
- 1と同様に、上側の紙を上から下に折り重ねる
- 封入の際は、便箋右上のオレンジ色の丸印が、封筒裏の上部にくるように入れる
退職届を封入する際には、読み手が封筒から便箋を出してすぐに開けるよう、退職届の書き出しが見えるように入れるのがマナーです。
退職届・退職願を郵送する方法
退職届の提出は、一般的には手渡しが無難ですが、病気や怪我といったやむを得ない事情で郵送する場合も考えられます。
郵送の場合は、できるだけ失礼な印象を与えないように配慮することが大切です。
郵送用にひと回り大きい封筒を用意する
郵送する場合は、退職届を入れた封筒よりひと回り大きな封筒を用意し、住所・氏名を記載します。
- 退職願を長形4号の封筒に入れた場合＝長形3号の郵送用封筒
- 退職届を長形3号の封筒に入れた場合＝角形5号の郵送用封筒
郵送用の封筒は、白色で郵便番号欄が付いている封筒を選んでください。
なお、封筒の表面には、名宛人自身への開封を依頼する「親展」という文字を赤文字で記載します。
添え状を同封する
郵送で退職届を送る際は、封筒のなかに退職届だけがそのまま入っているのは心証がよくないため、添え状を同封するのがマナーです。
添え状には、簡単な退職理由と退職届を同封している旨を記載するようにしてください。
また、添え状の用紙はB5サイズで三つ折り、角形の封筒に入れる場合は折らずに封筒に入れます。
なお、添え状は手書きでもパソコンで作成してもどちらでも問題ありません。
封筒に入れる際は、外から退職届と見えないよう添え状を退職届の上に重ねる形で封入してください。
なお、なかに入れた退職届の封筒はのり付けをする必要はありません。
ポスト投函ではなく、郵便局の窓口から郵送する
ポストに投函したことが原因でトラブルに発展しないよう、切手を貼らずに郵便局の窓口から郵送するようにしてください。
稀にポストに投函したものの、料金不足で戻ってきてしまうケースがあります。
また、退職届の郵送は普通便でも問題ありませんが、万が一の紛失に備えて ※内容証明郵便で送ると安心です。
※差出人の住所・氏名、文書に書かれた内容を、日本郵便が証明してくれる一般書留郵便物のこと。
内容証明郵便で送る場合、普通郵便の料金に440円加算した費用がかかりますが、郵便物紛失のリスクをなくせるので、安心感を重視したい方におすすめです。
退職届の封筒の書き方についてのよくある質問
ここでは、退職届の封筒の書き方・選び方に関する質問とその回答を紹介します。
Q1：白色の無地の封筒がなかなかありません。郵便番号の枠などが書かれた封筒でも問題ないでしょうか。
基本的には、失礼な印象を与えない白色・無地の封筒が望ましいです。
円満に退職するためにも、最後はきちんとルールに則って適切な封筒を使用することをおすすめします。
なお、コンビニや文房具店など店頭では見つからない場合は、ネットから注文するようにしてみてください。
Q2：手書きではなくパソコンで書いても問題ないでしょうか。
退職届の文面はパソコン作成でも問題ありませんが、退職届の封筒は手書きが望ましいです。
表面に記載する「退職届」の文字は、受取人が初めに目にする部分ですので、丁寧に記載するよう心がけてください。
なお、書き損じたときに修正液や修正テープを使用するのは厳禁です。
必ず新しい封筒へ書き直しをするようにしてください。
Q3：退職届の文面が横書きの場合、封筒の書き方はどうなりますか。
文面の書き方にかかわらず、退職届の封筒は縦書きで記載します。
Q4：退職届の封筒はのり付けしますか。
受取人がすぐに開封できるように、のり付けせず折り目をつけておくだけ問題ありません。
ただし、封筒にのりやシールなどがついている場合には、見た目からも封をするのが無難です。
封をする場合は、必ずボールペンや万年筆で〆マークを記入するようにしてください。
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