同僚にはいつ退職を伝えればよいか。円満退職へ向けた伝え方のタイミング
会社を退職するにあたって、いつのタイミングでどのように退職意思を伝えるべきか迷っている方も多いのではないでしょうか。
実際のところ、退職を申し出るタイミングや伝え方で会社側からの印象も大きく変わります。
できるだけ会社側の都合も配慮した上で退職の意思を伝えることが、円満退職で重要なポイントです。
そこで本記事では、退職意思を伝えるベストなタイミングや伝え方、同僚に伝えるタイミングについてご紹介します。
退職までをスムーズに進めるには、伝え方や切り出し方のマナーが問われます。
本記事を参考にしながらタイミングや伝え方の工夫をし、自身の円満退職につなげてください。
退職意思はまず直属の上司へ伝える
退職の意志は、第一に直属の上司へ伝えるのが鉄則です。
先に上司より上の役職の人に話を持ちかけたり、同僚や部下に相談したりしてはいけません。
実際に、転職の意志を先に同僚に話したことで、すでに噂が出回って周囲の社員が知っていたという失敗例があります。
上司が周りからの噂で退職することを知ってしまうと、上司としては不愉快な気持ちになるはずです。
これが原因で、上司とのトラブルに発展したり、強い引き留めにあったりしたケースも存在するので、第一に上司に伝えることを徹底してください。
退職交渉が終わり、退職日が正式に決まってから、ほかの同僚や部下に報告するようにしましょう。
退職意思を伝える最適なタイミングについて
円満退職をする上で、どのタイミングで退職意思を伝えるのかが重要です。
ここでは、退職を申し出る最適なタイミングについて解説します。
遅くても1ヶ月前には退職意思を伝える
退職意志は、退職希望日の1ヵ月前までに伝えるようにしてください。
退職する際には、前職の引き継ぎ作業まできちんと行うのが社会人としてのマナーであり、円満退職のコツです。
引き継ぎ作業には1ヵ月以上かかる場合がほとんどですので、引き継ぎに必要な期間を考慮した上で、退職を申し出る日を決めてください。
また、有給休暇を消化したいのであれば、その分だけ早めに退職を告げる必要があります。
なお、会社によっては独自で就業規則に「退職希望は〇ヵ月前までに伝える」と定められている場合もあります。
就業規則と引き継ぎ作業を考慮した上で、退職意思を伝える日を決定してください。
繁忙期以外のタイミングで伝える
退職を円滑に進めるために、会社の繁忙期を避けて退職意思を伝えるようにしてください。
一般的に年末調整に追われる12月から1月や、決算業務を進める3月から5月は多忙な時期と言われています。
ほかにも、会社でのプロジェクトや事業が山場を迎えている時期は、できるだけ避けるのが望ましいです。
繁忙期を避けて交渉した方が、退職日の決定や引き継ぎなどの手続きがスムーズに進み、円満退職にもつながります。
退職意思を伝える際のポイント
円満に退職するためにも、きちんと段取りを立てて退職まで進めていく必要があります。
ここでは、退職意思の伝え方のポイントを解説します。
事前に直属の上司へアポイントメントをとる
退職の申し出をするにあたって、まずは直属の上司にアポイントメントを取ります。
いきなり退職の話を持ちかけるのではなく、事前に時間をとってもらえるよう許可を取るのが望ましいです。
「直近でご相談したいことがあるのですが、お時間よろしいでしょうか」と声をかけ、2人だけで話す時間をとってもらえるようお願いをしてください。
もし上司と話せるタイミングがない場合には、メールでアポを取るのも1つです。
話す候補の日時を伝えた上で、二人で話せるよう時間を取ってほしい旨をメールで伝えてください。
二人きりの場所で伝える
退職の申し出をする際には、ほかの社員がいない会議室や応接室など二人きりの場所で伝えるようにしてください。
会社側は組織運営上、退職を公表する時期は会社の指示に従わなければならないので、周囲に配慮するのが基本です。
また、ほかの人がいるような慌ただしい場所で話してしまうと、退職意思が伝わらず、退職に向けての具体的な話ができずに終わるケースも考えられます。
必ず二人で話せる場を用意し、落ち着いた静かな場所で退職を伝えるようにしてください。
退職意思を伝える際はお詫びの枕詞も忘れずに
退職意思を伝える際には、初めに「突然のご報告となり大変申し訳ありません」といったお詫びの枕詞を忘れずに伝えてください。
上司にとって貴重な時間を用意してくれたことへの感謝と、急な退職の連絡に対するお詫びを伝えます。
そして、お詫びの枕詞を伝えたら「本日は退職のご連絡をさせていただきたく、お時間をいただきました」と要件を伝えてください。
ここでは、退職の「相談」ではなく、退職する強い意思を「報告」する場として、スピーディーに伝えるのがポイントです。
引き留めにくい退職理由を伝える
退職を申し出た際に、上司から強い引き留めにあうことも考えられます。
そのため、できるだけ引き留めにくい転職理由を伝えるようにしてください。
基本的に家庭の事情での退職は、会社側が深く踏み込めないため、引き留めにあうケースは少ない傾向です。
しかし、キャリアアップやキャリアチェンジの場合だと、昇格や希望の部署へ異動などを提案され、強く引き留めされることもあります。
退職を申し出る際には、引き留めされることを想定した上で「なぜ転職したいのか」「実現したいキャリアは何か」を事前に明確にしておいてください。
また、引き留めされないポイントとして、退職意思の伝え方も大切です。
少しでも迷っている雰囲気を出してしまったり、「退職を考えている」という相談の形で話し始めたりすると、まだ自社で続ける可能性があるものだと判断されてしまいます。
退職理由の内容はもちろん、伝え方も注意するようにしてください。
社内規定に合わせた退職希望日を伝える
転職意思を伝える際には、必ず社内規定に合わせた退職日も伝えるようにしてください。
会社によっては、社内の規定に「退職希望は〇ヵ月前までに伝える」などと定められている場合もあります。
就業規則に反する申し出をした場合は退職が認められないケースもあるので、あらかじめ確認が必要です。
なお、退職交渉をする際に希望日を伝えないと、退職日をずるずると後ろ倒しにされてしまう恐れがあります。
退職の意向を伝える段階で、必ず退職希望日も明確に伝え、具体的な日程を上司と相談するようにしてください。
ネガティブな退職理由は避けること
転職のきっかけや理由が現職への不満であったとしても、ネガティブな退職理由を伝えるのは避けてください。
上司に対して会社への不満を話してしまうと、会社側との関係性が悪くなり、退職するまでの残り期間を気まずい状態で過ごさなければならなくなります。
また、現在の不満を改善するような条件を伝えられて、退職を引き留めされることも考えられます。
ネガティブな印象を与えるような発言は控え、必要なことだけを述べて退職日を交渉してみてください。
同僚への退職意思の伝え方は退職日が正式決定した段階で
同僚へ退職意思を伝えるのは、退職日が正式決定した段階以降にしてください。
事前に同僚へ退職の話をしていると、退職する噂が広まり、真実とは違う退職理由が出回って自分の評価などが落ちてしまう恐れもあります。
いつもお世話になっている同僚だからこそ、退職について話したい気持ちがあるかもしれませんが、そこはぐっと堪えて正式決定してから報告するようにしてください。
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