転職の選考や面接を辞退する場合のメール・電話マナーを解説
「他社から先に連絡がきていた」
「企業評価を確認し希望に合わないと感じた」
このように転職活動における、面接や選考のプロセスでは、やむを得ず面接や選考を辞退しなければならないケースもあります。
面接や選考の辞退では、選考初期と選考が進んでからの辞退で、対応の仕方に違いあります。
本記事では、面接や選考の辞退をする場合のメール・電話のマナー、基本的な考え方について詳しく解説します。
転職の選考や面接を辞退する場合の考え方
ここでは、転職の選考や面接を辞退する場合の基本的な考え方について、ご紹介します。
転職の選考や面接の辞退は決して珍しくない
転職活動については、一度に複数の求人に応募する求職者も多いため、選考や面接を辞退するケースは珍しいことではありません。
中途採用で書類選考の段階から辞退をする求職者もいますし、1次・2次面接に進んだ段階で辞退をする方もいます。
また、辞退する理由についても「社風が自分にあわなかった」や「他の企業で採用が決まった」「仕事内容が今後のキャリアイメージと合致しなかった」などさまざまです。
このように転職活動の各過程において、転職の選考や面接の辞退は珍しいケースではなく、当然、採用企業側もこうした事情は理解しています。
辞退する場合は早めに連絡を入れる
転職の選考や面接は、特に珍しいことではないとはいえ、応募先企業は、採用スケジュールを見直す必要があり、状況によっては追加で募集をしなければなりません。
あなたが選考や面接を辞退することで、少なからず採用企業側へ負担をかけてしまうため、選考を辞退すると決めた段階で早急に連絡をしてください。
アプローチした企業に対して、あなたの都合で選考や面接を辞退するため、誠意的に「辞退する理由」を述べ、謝罪の気持ちを伝えることがマナーだといえます。
採用企業側に早い段階で、辞退を伝えることで、できるだけ与える負担を最小限にする配慮が必要です。
無断辞退は当然避けること
社会人として当然のことではありますが、いかなる場合でも、無断で選考や面接を辞退するケースは社会人としてのマナーそのものが疑われてしまいます。
申し訳なく連絡しづらい気持ちは理解できますが、いかなるケースでも誠意をもって、辞退について丁寧に説明してください。
ビジネスシーンに置き換えても、商談をキャンセルするケースやプロジェクト中止の判断など、同じ状況下でどのように対応するか、あなたの本質が問われます。
根拠を示し、辞退の理由を迅速に連絡してください。
連絡はメールでも可能
選考や面接を辞退する場合の連絡は、前日や当日など直前のキャンセルでなければメールでも構いません。
特に現在は、採用企業側もリモートワークが普及しており、企業によっては電話対応が難しいケースもあります。
書類応募直後や、面接日の数日前で時間的にもゆとりがあれば、メールにて、選考や面接の辞退を伝えてください。
ただし、メールだけでは辞退の理由が伝わりにくい状況やより丁寧に辞退を伝える場合には、メール送信後に担当者に電話を入れ、辞退理由や謝罪の言葉を伝えるとよいです。
メールに返事がない場合は電話でフォローを入れる
選考や面接の辞退の連絡は、基本的にはメールでも問題ありません。
しかし、事前にメールを送信したにもかかわらず、当日や翌営業日に何も返事がない場合には、辞退メールそのものを見逃している場合もあります。
このような状況では、再度、採用担当者に確認をしてもらうため電話でフォローを入れてください。
「◯月◯日にメールにて面接の辞退についてご連絡をいたしましたが、今回の面接につきましては辞退とさせていただきます」など採用担当者へ直接辞退を伝えるとよいです。
また、選考や面接の前日や当日など、時間的に余裕がない場合には、メールを送信しても確認が間に合わない状況も考えられます。
このようなケースでは、メールではなく、採用担当者への電話で対応してください。
転職の選考や面接を辞退する場合の伝え方
転職の選考や面接の辞退について、基本的な考え方を理解したところで、伝えるべきポイントもあわせて解説します。
伝えるべき内容とポイント
転職の選考や面接の辞退連絡について、伝えるべき内容とポイントは次の通りです。
PREP法を活用し、採用担当者へ簡潔に分かりやすく伝えてください。
- 採用担当者へ氏名と選考段階、面接予定日を伝える
- 辞退する意思を伝える（結論から先に述べる）
- 辞退する理由と採用企業側への感謝、辞退することの謝罪を伝える
- 連絡をメールや電話など簡易的に伝えることに対して謝罪する
結論を先に伝え、結論に至った理由を順に伝えるPREP法を活用することで、簡潔に分かりやすく内容が伝わります。
PREP法については、以下記事でも解説しています。
辞退理由の伝え方
転職の選考や面接を辞退する場合に、その理由はどのように伝えればよいのでしょうか。
基本的には「諸事情のため」や「一身上の都合により」という内容で辞退の意思を伝えて構いません。
しかし、採用企業側がみると社内の各部署と調整し、選考や面接の準備を進めてきたため、選考プロセスの課題として辞退理由を聞きたいというケースもみられます。
採用企業側から、具体的な辞退理由について聞かれた場合には、詳細については伝える必要はありません。
「担当する業務が希望と異なっていたため」「他社から先にご連絡をいただいたため」など可能な範囲で、理由を述べてください。
【例文】転職の選考や面接を辞退する場合のメールの書き方
続いて、転職の選考や面接を辞退する場合のメールの書き方について、ご紹介します。
【件名】
1次面接辞退のご連絡（[氏名]）
【本文】
株式会社◯◯
人事部 採用担当 〇〇〇〇様
先日、1次面接のご連絡をいただきました〇〇〇〇（氏名）と申します。
その節は誠にありがとうございました。
◯月◯日に面接のお約束をしていましたが、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。何卒ご容赦いただけましたら幸いです。
本来、直接お伝えすべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
【署名】
〇〇〇〇（氏名）
〒番号000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町00-00
電話番号：080-0000-0000
メール：aaa@bbb.ne.jp
転職の選考や面接を辞退する場合の電話のかけ方例
次に転職の選考や面接の辞退において、電話のかけ方の事例を解説します。
【選考・面接辞退における電話のかけ方例】
求職者：「お世話になっております。〇月◯日に1次面接のお約束をしております〇〇〇〇（氏名）と申します。人事部の〇〇様はご在席でしょうかか？」
人事：「はい、私が〇〇です」
求職者：「お世話になっております。〇月◯日にお約束をしております1次面接ですが、諸般の事情により、選考の辞退をさせていただきたく、ご連絡をいたしました」
人事：「そうですか。差し支えなければ、辞退の理由を聞かせていただけますか？」
求職者：「はい、御社での業務について詳しくうかがうなかで、当初私が抱いていた業務とのギャップを感じていたためです。貴重な時間をいただきましたのに、大変申し訳ございません」
人事：「そうですか、残念ですが承知いたしました」
求職者：「丁寧にご対応いただき、心より感謝しております。ご連絡が直前となってしまい申し訳ございませんでした。それでは失礼いたします」
【状況別】転職の選考や面接辞退のポイント
転職活動における基本的な選考や面接辞退の連絡方法は、すでに記載した通りです。
ただ、エントリーから書類選考、筆記試験、面接、最終面接と状況別に、辞退のポイントがあります。
ここでは、状況別に選考や面接辞退のポイントを解説します。
エントリーそのものを辞退する場合
応募書類送付前、エントリーはしたけれど取り消したい場合にも、必ず辞退の連絡を入れてください。
その際、転職エージェントを利用せずに応募している場合には「先日、貴社のホームページより求人応募した〇〇〇〇（氏名）と申します。」と応募の経緯を伝えるとよいです。
なお、辞退の理由についてはエントリー直後の辞退となりますので「一身上の都合」とするのではなく「求人の内容を改めて拝見しましたところ、希望との違いがあり取り下げていただけますでしょうか」と記載した方が伝わりやすいです。
書類選考を辞退する場合
次に、応募書類を提出し、書類選考段階前の辞退についてです。
この場合にも基本的にはメール連絡で、辞退の意思と辞退理由を伝えてください。
また応募書類提出直後については、まだ選考開始に至らないケースもありますが、その場合でも「選考のお時間をいただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません」と謝罪を伝えることが重要です。
筆記試験や面接を辞退する場合
書類選考を通過し、筆記試験や1次面接の段階で辞退する場合にも、これまで紹介した選考・面接の辞退ルールを守りながら行動してください。
筆記試験や面接までに時間的な猶予がある場合には、メールでも問題ありません。
しかし、判断が遅れやむを得ず直前で辞退する場合には、メールではなく電話での連絡してください。
これまで筆記試験や面接の調整をしてくださった採用企業への謝罪と感謝の気持ちを忘れず、誠実な対応が重要です。
最終面接を辞退する場合
最終面接を辞退する場合にも、基本的には、これまで同様に辞退の連絡はメールで構いません。
しかし、最終面接ということもあり採用企業側としても、応募者への関心が高まっている段階でもあります。
そのため「具体的な辞退理由を教えて欲しい」「辞退を考え直すことは難しいか」など具体的なアプローチを受けることも考えられます。
採用企業としても、あなたへの強い期待感があるからこそ、最終面接まで調整を進めてきたわけですから、誠意をもって辞退の理由を述べてください。
採用企業側の納得が得られるよう、丁寧な対応が重要です。
内定後辞退する場合
基本的には、採用企業から内定が出た後、約1週間の内定承諾期間が設けられています。
つまり、この期間中であれば応募者の意向により、内定を辞退しても問題ありません。
特に複数企業へ同時に応募している求職者にとっては内定承諾するかどうか非常に悩ましい問題だと思います。
1週間の猶予があるため、慎重に判断していきます。
なお、検討の上、内定を辞退する場合には、より詳しく求職者が置かれている状況を説明するため、電話で連絡を入れてください。
当然、採用企業側からは「なぜ入社が難しいのか」具体的な理由を聞かれるので、辞退の理由を本音ベースで誠実に説明する必要があります。
また、電話だけの連絡では、求職者の説明が伝えきれない場合には、必要に応じて手紙やメールで対応してください。
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