コンサルタントの基本業務として、会議の議事録作成を任されることが多くあります。これはどのような業界を担当していたとしても、比較的若手のコンサルタントであればおそらく議事録作成を行っています。
今回はコンサルタントの基本業務ですが、実は奥が深い議事録作成についてご説明します。
そもそも議事録の目的とは？
そもそも議事録は何のために作成するのでしょうか？結論としては、会議内容を明確にし、会議参加者・不参加者問わず共有、次のアクションに繋げるために必要だからです。
日々のチームミーティングや進捗管理では、そこまでしっかりした議事録を作成することは少ないかもしれませんが、経営会議などの重要な会議では議事録は必須となり、会議参加者内での認識合わせだけでなく、会議に参加していない人にも会議内容が共有されます。
また、「言った言わない問題」は後々の手戻りが発生する可能性があり、非常に効率が悪くなります。クライアントと揉める原因にもなるため、責任の所在を明確にするためにも正しく会議内容を議事録に落とし込む必要があります。
加えて、定例会議などは前回までの検討内容をベースに議論されます。前回の会議内容を振り返り、同じような議論を繰り返さないためにも議事録は活用されるのです。
コンサルタントに限らず、事業会社であっても若手メンバーが議事録の作成担当となることが多いですが、議事録の内容は後々で非常に重要になるため、一見簡単かと思いきや重大なタスクとなります。
決定事項とToDoを逃さない
議事録のポイントとしては、必要な項目を必要な分だけ議事録に落とし込むことです。会議内で話されたことを全て議事録として書き起こしたとしても、長くなってしまい、何が議論されたか振り返ることは難しくなります。
議事録に盛り込むべき具体的な項目は以下の内容です。
・会議情報（会議名、開催場所、日時、出席者）
・会議目的/アジェンダ
・決定事項/合意事項/ToDo
・議事内容（決定事項やToDoに関連するところを中心に抜粋）
特に、決定事項とToDoは絶対に逃してはいけません。決定事項は議論の末、たどり着いた重要な結論であり、後続の方針や各担当者の行動に大きな影響を与えます。ToDoは次回以降の宿題事項であり、何を、誰が、いつまでに実行するのか、という情報を明確にし、抜け漏れを防ぎます。
定例会議では前回会議で発生したToDoの確認を必ず行います。会議の中でToDoの認識合わせから行うのではなく、前回作成議事録を使用して、会議までにToDoの進捗状況を確認しておくことで効率的な会議運営をすることができます。
また、議事内容は決定事項とToDoに関連しているところを濃く書くことをおすすめします。決定事項とToDoは箇条書きで抜粋して議事録に記載することが多いですが、その部分だけ読んでもなぜそのような結論に至ったのか意味不明の場合もあります。
議事内容では誰の発言で合意されたのか、ToDoが発生したのかがわかるように議事内容をわかりやすく、簡潔にアレンジする必要があります。会議での発言内容をそのまま文字起こししてしまっては冗長になるので、適切な文量に要約してください。
会議終了時点で8割完成を目指す
議事録は非常に重要な成果物であると同時に展開スピードが求められます。例えば、会議の1週間後に展開されたとしても、振り返るには遅すぎてしまい、誰にも読まれなくなってしまいます。
どんなに遅くても2営業日後までには展開すべきで、望ましいのは当日中です。会議終了時点で8割完成、会議後に手直しと他メンバーの展開前チェックを終えて、当日中に展開する流れとなります。
会議内で8割書き終えるためには以下のポイントを抑えることをおすすめします。
・議事録フォーマットを事前に準備（会議情報などはテンプレ化させる）
・キーパーソン/頻出人物を辞書登録（例：「経営企画田中様」を辞書登録）
・箇条書きで構造化
・録音しない（録音しても全部聞き直さない）
特に、誰でもすぐに実践できるのは辞書登録です。大人数の会議でも議論の中心となるのは多くても4~5人程度のため、頻出人物は辞書登録して、すぐに出せるようにすると便利です。
加えて、議事録のマスト要件は決定事項とToDoを漏れなく議事録に落とし込むことなので、それ以外の情報は重要度が若干落ちます。全ての内容をメモすることは非効率なので、決定事項とToDoに関わる部分を集中的に書き起こします。
また、箇条書きで構造化は少し難しいですが、基本的にはアジェンダに対して議論をすることが多いです。アジェンダに対して、論点をぶら下げ、さらに論点に対して意見をぶら下げて、議論をアジェンダに対してグループ化していきます。
構造化・グループ化された文章は非常に読みやすくなるため、議事録の読み手としても振り返りがしやすく、認識齟齬も起きにくくなります。
今回は若手の基本タスクとなる議事録の書き方についてご紹介しました。基本タスクですが、非常に奥が深く、議事録のクオリティ・スピードが業務遂行の効率性を左右するといっても過言ではありません。今回の内容が議事録作成で困っている人の助けに少しでもなれば幸いです。
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