上司への退職の伝え方。タイミングや伝える際のポイントについて

転職活動は2〜3ヶ月前から逆算して、計画的に進める必要がありますが、なかでも在籍している会社の上司へ伝えるタイミングが重要になります。

退職まで限られた時間の中で、上司とアポイントメントをとり、退職意思の伝え方を工夫し、引き留めにくい退職理由の作成が必要です。

本記事では、退職意思をどのタイミングで伝えればよいのか、また退職の伝え方で工夫すべきポイントを詳しく解説します。

スムーズな円満退社を目指すためにも、伝え方の基本を理解してください。

退職意思は誰に伝えるべきか

転職自体が初めての求職者や、転職回数が少なく、退職の意思を誰に伝えればよいのか戸惑う方も多いかもしれません。

基本的に退職の意思は、直属の上司へ優先的に伝えてください。

ただ、小規模な会社やあなたの役職によっては、直属の上司が社長ということもあるかもしれませんが、そのようなケースでは社長に直接伝えても構いません。

直属の上司を飛び越えて、事業部門のトップや人事部門に伝えると、上司の顔をつぶすことになりかねないほか、社内の退職交渉の段取りが崩れてしまいます。

上司によっては、管轄する部署やチームへの影響を考慮し、退職までの調整も担うため、まずは社内の規定に沿って退職の意思を伝えてください。

なお、直属の上司以外の同僚や先輩、取引先に関しては、直属の上司に退職を伝え、正式に退職日が決定した段階で伝えることをおすすめします。

なぜなら直属の上司と同じタイミングで退職意思を伝えてしまうと、不確定情報が広まる可能性があり、引き留めにあって退職交渉に時間がかかる場合もあるからです。

スムーズな円満退社にするために、まずは直属の上司にのみ退職意思を伝えてください。

退職の伝え方で重要なタイミング

それでは、直属の上司への退職の伝え方で重要なタイミングについて解説します。ビジネスマナーとして、退職の何ヶ月前に伝えればよいのか整理してください。

1〜3ヶ月前までに退職意思を伝える

次の転職先への内定を受けた後、勤め先に退職意思を伝えるタイミングは、就業規則に従うのが基本です。

しかし、退職時期について明確な記載がない場合には、退職希望日の遅くとも1ヶ月前には伝え、できるだけ3ヶ月ほどの余裕をもって臨みます。

民法上、期間の定めのない雇用契約に関しては、退職を申し入れた後、2週間で終了してよいことと規定されていますが、実際には退職交渉や引継ぎ期間もあり、2週間では会社にも迷惑をかけてしまいます。

こういったことも踏まえると、基本は就業規則に則り、記載がない場合には1〜3ヶ月を目安にしてください。

繁忙期以外のタイミングで伝える

退職意思を伝える時期は、就業規則を基本とし、明確な記載がない場合には1〜3ヶ月を目安にすればよいのですが、そのなかでも繁忙期や人事異動のタイミングは避けた方がよいです。

直属の上司だけでなく、周囲にも大きな迷惑をかけてしまい、十分な引き継ぎが難しいケースもみられます。

円満退社を希望するなら、繁忙期や人事異動など、社内に混乱を招く慌ただしい時期は避けて、退職意思を伝えてください。

退職の伝え方で工夫すべきポイントとは

退職の伝え方で重要なタイミングを理解できましたが、伝え方にもビジネスマナーがあります。

ここでは、退職の伝え方で工夫すべきポイントを詳しく解説します。

前もって上司へのアポイントメントをとる

当然ではありますが、直属の上司へのアポイントメントについては、相手の都合や予定を確認してから進めるのが基本です。

上司にも都合があるため、いきなり口頭で退職の意思を伝えるのではなく、まずはメールで「お話ししたいことがあるので、ご都合のよいお時間をいただけませんか」と退職の話しは伏せて連絡します。

具体的な日時が決まった上で、退職の話しについては面と向かって伝えてください。

二人きりの場所で伝える

直属の上司と面と向かって退職の話しを伝える際は、相手と二人で話しができる会議室のような空間で進めるのが一般的です。

上司によっては、食事への誘いなどを受ける場合もありますが、退職交渉の場であることを認識し、できるだけ落ち着いて冷静に話しを進められる空間が望ましいです。

お詫びの枕詞と退職意思を組み合わせる

直属の上司へ退職の意思を伝える日時、場所が決まったら、当日を迎える前に伝えたい内容を整理します。

直属の上司へ退職意思を伝える際は、以下の順で内容をまとめると相手に意思が伝わりやすいです。

1. 退職する意思
2. 退職する理由
3. 転職の予定と入社日（転職先が決まっている場合のみ）
4. 退職希望日
5. 業務状況の確認

具体的な伝え方ですが、お詫びの枕詞と明確な退職意思を組み合わせて伝えるのがよいです。

たとえば「お忙しい中、お時間をいただきありがとうございます。突然で申し訳ございませんが、退職させて頂きたく本日はお時間をいただきました」と伝えます。

ポイントとしては「退職を検討しておりまして」「退職しようか考えており」などと曖昧な表現で伝えず、退職の意思を明確にすること。

曖昧な表現で伝えてしまうと「まだ退職の決心がついていない」と判断し、引き留めにあう可能性が高いです。

スムーズに退職交渉を進めるためにも、明確に退職の意思を伝えてください。

注意点としては、唐突に「◯月末で退職させてください」などと自分本位の伝え方をすると、円満退社しづらい状況で相手から反感を覚えます。

あなたの退職が自分本位にならないよう、迷惑をかけてしまうお詫びの気持ちを全面的に押し出してください。

【例文】引き留めにくい退職理由を考える

直属の上司へ退職の意思を伝えたら、次にあなたがすべきことは、引き留めにくい退職理由を伝えます。

たとえば「〇〇プロジェクトへの参加（自社でも達成可能）」が退職理由であれば、当然あなたの上司は「自社でも達成可能なプロジェクトだから、もう少しやってみないか」と提案されます。

退職交渉を少しでもスムーズに進めるために、引き留めにくい退職理由を、以下の要点から整理してください。

【引き留めにくい退職理由の要点】

• 自社で実現できないプロジェクトや業務を希望している
• 親族の介護や体調悪化などやむを得ない理由
• 理由が明確であいまいな点がない

要点をまとめた、引き留めにくい退職理由の例文は以下の通りです。

【引き留めにくい退職理由の例文】

お忙しい中、お時間をいただきありがとうございます。突然で申し訳ございませんが、退職させて頂きたく本日はお時間をいただきました。

退職を決意した理由ですが、現在担っている機械学習のスキルを応用して、以前から興味関心の高かった「スマート農業」の分野へ貢献したいと考えております。

私の実家は、農家であり、以前より周辺の集落は過疎化や農業の担い手不足が懸念されておりました。

そこでこれまで培った機械学習やICT等の先端技術を活用すれば、担い手が不足してもさらに農業を加速することができます。

スキルを実家の農業へ還元し、新たな夢を実現したいと考えております。

この会社で経験させていただいたことは本当に感謝しております。心機一転、全く未知の分野で頑張りたいと思いますので、退職の段取りについて相談させてください。

【退職理由のポイント】

上記の退職理由では、これまで培ったスキルや経験を活かして、全く別の分野でチャレンジしようとする意気込みが伝わる内容です。

別事業であり引き留める理由もありませんし、農業の過疎化や担い手不足を解消するという「転職軸」も持ち合わせているため、会社としても支援したくなる内容に仕上がっています。

ネガティブな退職理由は伝えない

上司へ伝える退職理由に「労働時間の長さに不満がある」「給与に納得がいかない」などの不満をぶつけることは避けてください。

退職交渉の場で不満をぶつけても、上司との関係が悪くなりメリットは1つもありません。

また、場合によっては「不満点の改善を検討するから」と提案され、より退職時期が遅れてしまう場合もあります。

上司に引き留めようがないと感じてもらう退職理由にまとめてください。

承認しやすい希望退職日を伝える

退職交渉においては、上司や会社が承認しやすい退職希望日を伝えられるよう配慮してください。

上司から退職希望日について言及があった際は、次の要素を含めて、退職希望を伝えるとよいです。

【退職希望日を決める際の判断基準】

• 転職先への入社予定日
• 業務の進捗状況
• 業務の引き継ぎ状況
• 就業規則

特に、転職先の入社日について転職先の企業とどの程度調整ができるかもポイントです。融通が効くのであればよいのですが、なかには定められた入社日でなければならない場合もあります。

こういったケースでは、内定取り消しにならないよう事前に転職先に確認の上、退職交渉を進めてください。

すでに転職先への具体的な入社日が決定している場合には「急なお願いで大変申し訳ございませんが、次の転職先への入社日が決まっており、8月末をもって退社できますよう調整いただけませんでしょうか」と相談します。

そのほか、基本的には上司との相談のなかで、業務の進捗や引き継ぎ、就業規則との兼ね合いから、退職日が決定される場合が多いです。

「◯月末には退職をさせてください」という自分本位のスタンスではなく「退職日について相談させてください」と誠実な態度で交渉を進めることがポイント。

退職を伝える前に準備しておくこと

最後に直属の上司へ退職を伝える前に、事前に以下の準備を進めてください。

入念に準備をし、円満退社が実現できるよう進める必要があります。

直属の上司のスケジュール

繰り返しになりますが、直属の上司へ唐突に「今お時間よろしいでしょうか」と相談するのはNGです。

上司の都合や予定があるため、まずはメールでお話ししたいことがあると連絡を入れ、都合のよい日時、場所の約束を取り決めてください。

時間としては、1時間ほど確保してもらえるよう調整してください。

退職までのフローを再確認

次に可能であれば、退職までのフローを就業規則や過去の退職者を参考に確認してください。

いつ、どのタイミングで誰に伝えるのか、承認されるまでの期間や退職届など、フローを確認することでより効率的に退職を進められます。

ただし、直属の上司に相談していない段階で、直接人事部門へ退職のフローを確認することがないよう注意してください。

人事部門から上司へ情報が共有され、退職について把握していない上司の顔がつぶれてしまうだけでなく、不必要にあなたの退職情報が広がってしまいます。

フローの確認は必ずではないため、可能な場合に限り行ってください。

引き留めにあった場合の対応を確認

退職理由によっては、上司からの引き留めにあうケースもみられます。

このような状況では、退職を断念してもらうために以前よりも良い条件が提示されることもあります。

しかし、上司や経営陣からの提案が必ずしも実現するとは限りません。引き留めにあって気持ちが揺らぐ場合もあるかもしれませんが、明確な退職の意思を伝えてください。

退職承認後の退職準備を確認

会社からの承諾を得たら、退職までに行う各種手続きを確認してください。退職届はどのような書式で提出すればよいかなど、会社の慣習や就業規則によって異なります。

また、業務の引き継ぎマニュアルや取引先へのあいさつなど、円満退社するまでの準備を整えます。

以下を参考に、退職準備を進めてください。

【退職までに準備する項目】

• 退職届の提出
• 業務の引き継ぎ
• 同僚や取引先へのあいさつ
• 退職日や入社日の調整
• 退職手続き（雇用保険・税金・年金）

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