リモート会議を制するファシリテーション術

コロナウィルスの影響でリモートワークが続いている人も多いと思います。リモートワークでは会議がオンライン化され、1つの会議室に集まって議論をすることは減少しました。

今回はリモート会議でのファシリテーション術についてご紹介します。

対面会議とリモート会議の違いとは？

前提として、対面でもリモートでも会議の目的は変わりません。会議では意思決定をしたり、チームの進捗状況を確認したり、課題の認識合わせをするためにあり、リモート・オンラインになったからといって目的は変わらず、効率的に進めたいものです。

リモート会議になったことで大きく変わる点の1つとして、場所の制約がないことが挙げられます。対面であれば参加者全員が入る物理的な会議室が必要でしたが、リモート会議の場合はキャパシティを気にする必要はありません。

また、移動時間も0にすることができるため、対面であれば移動時間がかかり参加できなかった会議もすぐにオンライン会議ツールを切り替えることで参加できます。タクシーや電車の移動時間の中で話だけ参加している人もいます。

一方、対面であれば感じることができた会議の雰囲気や聞き手の反応は感じにくいため、自分が話者となったときに「ちゃんと伝わっているのだろうか」「質問しにくい状態なのだろうか」と不安になってしまう場面はリモート会議ではよくあります。

人と論点を明確にせよ

次に、ファシリテーション術の具体的な内容について説明していきます。リモート会議ではファシリテーションを行う人を明確に決めておいたほうが効率的です。

特に若手でステップアップしていきたい人は、このファシリテーション役を自ら名乗り出て挑戦してください。ファシリテーションスキルを向上させるには場数も重要です。

というのも、前述したようにリモート会議では場の空気を感じにくく、質問・意見があるのかないのかわかりにくいため、誰かが「司会者」となって進行していく必要があります。

ここで重要なことの1つは「人を明確にすること」です。ファシリテーターは誰に話して欲しいのか明確にしたほうが進行がスムーズになり、誰も話さない沈黙を回避することができます。

オープンに「誰か質問ある人いますか？」と問いかけても、人数が多く参加している会議ではなかなか発言しにくく、沈黙が生まれてしまいます。

そのため、明確に「○○さん質問ありますか？」と人を指定して進行することがポイントとなります。例えば、会議の目的が意思決定であれば、意思決定権者の疑問を解消し、ゴールに到達する必要があります。

バイネームで指名されれば、確実に反応してもらえますし、その人から特に意見がなければ、質問タイム自体を終わりにしてもよいと判断することもできます。とにかくキーパーソンからの言質を確実に取りにいくことが大切です。

次に重要なのは「論点を明確にすること」です。対面でもオンラインでも会議の論点が脱線し、会議時間が長くなってしまうことはありえます。

さらにオンラインで会議をしていると、どこの何の話をしているかわからず、議論の流れについていけない人が出てきてしまうこともあります。

そこで、画面共有で資料を共有し、どの部分の何の話をしているのか明確にすることが大切になります。

ファシリテーターから見て、話が脱線しているようであれば、画面を共有し、今までの論点を箇条書きでもその場で書き出してみるのも効果的です。画面を共有すると会議参加者の意識は画面に集中するため、仕切り直すことができます。

その会議で話すべきアジェンダと到達ゴールを常にイメージして、そこから脱線するようであれば軌道修正するようにファシリテーターは気を付けなければなりません。

議論が逸れていってしまうようであれば、出てきた追加の議題は一旦整理を行い、仕切り直して次回以降の課題・アジェンダにするなどの切り分けが会議時間の効率化には非常に重要です。

質疑応答はチャットを活用せよ

最後に、リモート会議ならではですが、質疑応答でチャットを活用することをおすすめします。基本的なWeb会議ツールであれば会議参加者で共有できるチャット機能がついています。

リモート会議は基本的に1人しか話せず、時間も限られているため、質問したい人が質問できずに終わることもあります。

そのような場合に備えて、ファシリテーターは質問があれば事前にチャットでコメントを依頼しておけば、文字ベースで質問を確認することができ、回答可能な人が会議参加者の中にいればチャットベースで解決することもあります。

また、チャットのログは文字情報として会議以降も残り、議事メモとしての役割を果たすこともできるため、会議内容のポイントとなるところをチャットで全体に共有するというのもリモート会議を効率的に進めるコツの1つです。

それゆえ、ファシリテーターは議論に集中するだけでなく、チャットでコメントが来ていないかというところにも注意する必要があります。

会議も進行しつつ、チャットが動くようであれば、それも拾わなければならないため、ファシリテーターは少し大変ですが、チャットでもコミュニケーションが発生すると意識しておけば自然と慣れてきます。

今回は、リモート会議でのファシリテーション術について説明しました。ファシリテーターによって議論の進め方は全く異なるものになり、ファシリテーターに情報は集まってきます。

ファシリテーターの立ち回りというのはわかりやすく評価につながるため、ステップアップしていきたい人はぜひこのファシリテーション術を実践して、仕事の成果を出してもらえると幸いです。