【保存版】円満退職に向けた退職交渉の進め方、注意事項を徹底解説
会社を辞める際に必ず行うのが「退職交渉」です。
退職交渉をするにあたって、「どうしたら円満に交渉を進められるか」と悩んでいる方も多いと思います。
実際のところ、退職の話をなかなか切り出せなかったり、上司に引き留められたりと、退職交渉が順調に進まなかった人は数多くいます。
円満に退職をするには、退職交渉のマナーやポイントを押さえた上で確実に交渉を進めることが大切です。
そこで本記事では、退職交渉の具体的な進め方や注意点を詳しく解説します。
厄介な退職交渉を上手にクリアし、新しい職場でのキャリアを気持ちよくスタートさせてください。
退職交渉とは
退職交渉とは、退職する意思を伝えて同意をもらい、退職までのスケジュールや退職日などを交渉することです。
実際の退職交渉は、上司から転職を反対されたり、退職日がなかなか決定しなかったりと、トラブルが起こるケースも少なくありません。
円満に退職するためには、正しい交渉方法とマナーを知った上で滞りなく進めていくことが求められます。
退職交渉の具体的な進め方を徹底解説
ここからは、退職交渉の具体的な進め方を解説します。
退職交渉は、新しく入社する会社と現職の双方に迷惑をかけないよう配慮することが重要です。
正しい順序で交渉を進め、円満な退職を目指してください。
採用企業から書面やメールでオファーが届いてから退職交渉を開始する
退職交渉は、採用企業から内定の書面・メールを受け取ってから開始してください。
そうでないと、会社側に退職を引き留められた際に意思が揺らぎ、退職への明確な気持ちを示せなくなる可能性があります。
すでに入社する企業が決まった状態であれば、退職する意思をはっきり伝えることが可能です。
また、交渉の前には希望する退職日と最終出社日を定めておくことも大切です。
退職する意思やスケジュールをきちんと固めた状態で、退職交渉に臨むようにしてください。
退職意思は退職希望日の1〜3ヶ月前に
退職意思は、退職希望日の1〜3ヶ月前には伝えるようにしてください。
会社によっては、就業規則に「退職希望は〇ヶ月前までに伝える」などと定められている場合もあります。
就業規則に反する申し出をした場合は退職が認められないケースもあるので、あらかじめ確認が必要です。
また退職する際には、前職の引き継ぎ作業をするのが社会人としてのマナーでもあり、円満退職のポイントでもあります。
引き継ぎ作業には、1ヶ月以上かかることがほとんどです。
作業にかかる時間を考慮した上で、逆算して退職交渉を行う日を確定してください。
初めに直属の上司に話を持ちかける
退職交渉は、必ず直属の上司に話すようにしてください。
直属の上司より先に、上の役職に話を持ちかけたり、同僚や部下に相談したりするのは好ましくありません。
実際のところ、転職の意思を先に同僚へ話したことで、すでに周囲の社員が知っていたというケースもあります。
これが原因で、上司からの理解を得られなかったり、強い引き留めにあったりしたこともあるので、正式に退職が決定するまで他言しないよう心がけてください。
また、退職交渉は必ず対面で行い、ほかの社員がいない会議室や応接室などの場所で行うようにしてください。
上司に言い出しにくい場合や上司が忙しそうにしている場合は、時間を取ってほしい趣旨をメールで伝えた上で、対面で話す機会を設けてもらうのがよいです。
そして、上司との交渉では、反対されたり引き留められたりすることも十分に考えられます。
ここでは、退職の「相談」ではなく、退職する強い意思を「報告」する場であると認識し、スピーディーに進めることが重要です。
気持ちが揺らいでしまう心配があるのであれば、退職希望日を記載した退職願を作成して、退職願を直接手渡すのも1つの手です。
交渉中は上司のもとで働けたことに感謝の意を示しつつも、情を移さずドライに進めることが求められます。
引き留めにくい退職交渉の例文とは
先ほども伝えた通り、退職交渉では「会社を辞めないでほしい」と引き留めにあうことも考えられます。
では、どのような退職理由であれば、引き留めにくいのでしょうか。
まず1つ目が「家庭の事情」です。
家庭事情の場合は、会社側が深く踏み込めないため、引き留めのため改善できることがありません。
また「キャリアアップ」や「キャリアチェンジ」なども、引き留めにくい理由です。
ただし場合によっては、昇格や希望の部署へ異動などを提案される可能性もあります。
しかしこういった提案は、その場限りの提案である可能性も十分考えられるので、あまり鵜呑みにしない方がよいです。
上司との交渉では、あらかじめ引き留められることを想定した上で、「なぜ転職したいのか」「ほかの会社で実現したいキャリアは何か」を明確にしておいてください。
転職先の社名は伝えない
退職交渉では、転職先の社名を伝える必要はありません。
実際に上司から聞かれたときには、「落ち着きましたら、改めて報告させていただきます。」と濁して伝えてください。
実際に転職先の社名を伝えてしまうと、現状よりよい待遇や役職を提示されて、転職を引き留められることが考えられます。
また、会社側がどうしてもあなたの転職を引き留めたい場合、転職先のよくない情報や評判を伝えられて、気持ちを揺さぶられることもあります。
そのため基本的には社名は明かさず、退職交渉を進めるようにしてください。
会社への不満は避ける
転職のきっかけや理由は、現職の仕事内容や待遇への不満である人も多いのではないでしょうか。
しかし、退職交渉を進める際には、会社への不満は口にしないよう心がけてください。
感情のままに会社への不満を話してしまうと、会社側との関係性が悪くなり、退職するまでの残り数ヶ月を気まずい状態で過ごすことになります。
また、逆に現在の不満を改善するような条件を伝えられて、退職を引き留められることも考えられます。
ネガティブな印象を与えるような発言は控え、感情的になることなく交渉を進めてください。
上司より退職が承認されたのち退職日を相談
退職交渉にて無事退職が承認されたら、具体的な退職日を決定します。
まず前提として、自分が希望する退職日を明確に持っておくことが大切です。
自分の退職希望日をはっきり伝えないと、会社側に退職を先延ばしにされ、最悪の場合には新しい職場への入社日を変更しなければならない可能性があります。
そのため、交渉時には退職希望日を明確に伝えた上で、会社側と退職日の調整をするようにしてください。
また退職日は、仕事の引き継ぎや各種手続きにかかる時間も考慮して決定する必要があります。
上司や会社側があなたの退職で最も心配する点は、仕事の引き継ぎです。
社員1人が抜けることで業務が回らなくなっては、会社として困ってしまいます。
会社側に安心してもらうためにも、どのようなスケジュールで引き継ぎを進めるのか段取りを提示した上で、退職日を相談するようにしてください。
引き継ぎスケジュールが提示できれば、希望の退職日が現実的であるかを判断しやすくなります。
退職日の決定は、現職はもちろん、新しい職場に迷惑をかけないよう日程に配慮することが大切です。
退職日が決まったら退職届などの準備を進める
退職日が確定したら、すぐに退職届の作成を進めます。
退職届は、会社によってフォーマットが指定されている場合もあるので、まずは会社の規則を確認するようにしてください。
退職届は、退職日が決定したらできるだけ早めに提出してください。
提出する際には、会議室などほかの社員がいない場所で、直属の上司に直接手渡しするのが望ましいです。
退職手続きに移行
退職届を提出したら、退職手続きへと移行します。
退職に伴って、社内の引き継ぎ業務はもちろん、保険・税金などの公的な手続きも行う必要があります。
社内の引き継ぎでは、マニュアルなどを作成し、仕事の段取りや分担、間違いやすい業務などを詳細に明記します。
マニュアルを作成しておくことで、あなたが退職した後にもほかの社員がマニュアルに従って業務を進めることができます。
そして、社内の引き継ぎ作業と並行して行うのが、公的な手続きです。
退職にあたって、これまで会社で加入していた健康保険の被保険者資格はなくなります。
退職後すぐに新たな会社へ入社する場合は問題ありませんが、入社までの期間が数ヶ月以上空く場合には健康保険の加入手続きが必要になります。
該当する保険は、以下の3種類です。
- 健康保険の任意継続被保険者制度を利用
- 国民健康保険に加入
- 家族の扶養に入る
各手続きの方法は少しずつ異なるので、確認した上で確実に進めてください。
さらに、税金の手続きも必要です。
新たな会社への入社まで期間が空く場合、国民年金の加入や所得税や住民税の支払いを自身で行う必要があります。
どれも重要な手続きですので、早めに対応してください。
退職
ここまで紹介した手続きが完了したら、いよいよ退職です。
転職の1週間前を目安に、取引先やお世話になった方へ挨拶を送ります。
退職前は対面で伝えられないことも多いので、メールや挨拶状が活用されます。
一般的なのはメールでの退職挨拶ですが、目上の方に対しては手書きでの挨拶状も検討してください。
最後の挨拶まで誠実にやり抜くことこそ、円満な退職へのポイントです。
こんなときどうする。退職交渉5つの注意事項
退職交渉では、さまざまな理由で引き留めに合うことも少なくありません。
ここでは、退職交渉で起こりうるトラブルと、その解決策を紹介します。
昇給や昇格、人事異動を持ち出されて引き留められた場合
会社側がどうしてもあなたの退職を引き留めたい場合、昇給や昇格、人事異動を持ち出されることがあります。
好条件だとつい思いとどまってしまう可能性がありますが、これらをすぐに鵜呑みにするのはおすすめできません。
なぜなら、あなたを引き留めたい一心で、この場限りで提示している条件である可能性が高いからです。
実際に昇給・昇格できるのかは別の話ですので、そういった提案に左右されることなく、強い気持ちを持って転職の意向を伝えてください。
次の人材採用までなど条件付きの引き留めにあった場合
「あなたの代わりになる人材を採用するまで退職は認めない」と言われるケースも少なくありません。
しかし、この条件を受け入れてしまうと、新たな人材が採用されない限りいつまで経っても退職ができない状態に陥ってしまいます。
「次の採用まで退職できない」という条件を提示する場合、ほとんどの企業はあなたがいないことで発生する業務の負担を心配しています。
そのため、会社側の不安を払拭できるよう、引き継ぎのスケジュールやほかの社員が参考にする業務マニュアルを作成し、提示するとよいです。
このように次の人材採用まで退職できないと言われた場合には、引き継ぎの資料を作成した上で、申し出を丁重に断りながら退職したい意思を示すことをおすすめします。
退職意思を伝えても話が進まない場合
退職意思を伝えても、会社側がさまざまな引き留めの条件を提示してきて、なかなか話が進まないケースも多々あります。
会社によっては、円満退職に向けて5〜6回以上話し合いが設定される場合もあるため、長丁場になることを想定した上で、常に冷静な対応を心がけてください。
また、直属の上司との退職交渉をしたにもかかわらず、上の役職から退職承認がおりないというケースもあります。
こういう場合には、上司に対して「いつ頃承認がおりるでしょうか」「進捗を教えていただけますか」と自ら交渉を進める姿勢が重要です。
しかし、どうしても退職の話が進まない場合は、内容証明を利用する、あるいは退職代行サービスを活用することも視野に入れてください。
ただし、これら2つの方法では、完全に円満退職に繋がるとは言えません。
万が一の最終的な手段として、検討するようにしてください。
退職意思が不安定になってしまった場合
退職や転職は人生の転機とも言える重要なライフイベントです。
それだけに、上司からの引き留めによって気持ちが揺らいでしまうこともあります。
退職交渉時に気持ちが揺らがないためにも、退職の意思を強く持った段階で交渉に移ることが重要です。
また、直属の上司に対して転職の話をするときは、あくまで転職の「相談」ではなく、「報告」であるというスタンスで臨んでください。
思い入れがあるとどうしても揺らいでしまいがちですが、「退職することは決定事項である」という姿勢で、交渉はスピーディーに進めるよう心がけてください。
引き継ぎ先が見つからない場合
引き継ぎを行うのは社会人として最低限のマナーですが、引き継ぎ先が見つからず退職の延期を求められる場合もあります。
しかし、すでに転職の意思が強く定まっているのであれば、引き継ぎマニュアルなどをあらかじめ作成し、上司に提出するとよいです。
今のメンバーで仕事が回るよう配慮した資料を作成すれば、会社側にも納得してもらえる可能性が高まります。
円満退職するための退職交渉のポイント
滞りなく退職をするには、どのように退職交渉を進めればよいのでしょうか。
ここでは、円満退職するための交渉のポイントを紹介します。
退職の意思は強く持つ
大前提として、退職交渉を滞りなく進めるには「退職に対する強い意思」が必要です。
少しでも意思が揺らいでいる姿が垣間見えると、会社側から強い引き留めにあってしまいます。
あらかじめ自分自身の強い意思を確認し、交渉で伝えるべき内容を精査した上で、交渉に臨むようにしてください。
退職交渉には十分なゆとりを持つ
退職交渉には、時間的なゆとりが必要です。
退職では、次に入社する会社と現職の会社の双方に、できるだけ迷惑をかけないよう進めることが求められます。
実際に退職交渉の時期が遅れると、引き継ぎを急いでやることになり、同僚や上司に大きな負担をかけてしまいます。
その結果、退職までの残りの時間をきまずい状態で過ごすことになってしまうので、時間にはゆとりを持つことが大切です。
さらに、最も気をつけるべきなのが、転職先の入社予定日を過ぎないことです。
退職交渉では、会社側から引き留めにあい、交渉が予定通りに進まないことも十分に考えられます。
実際に退職日が遅れて入社日を遅らせることになると、新しい転職先に迷惑をかけてしまい、入社後の信頼構築に悪影響を与えてしまいます。
新しい職場でのキャリアを気持ちよくスタートするためにも、入社日を過ぎないことだけは徹底するよう心がけてください。
上司へ退職意思を伝える際は丁寧に慎重に
上司に退職意思を伝えるときには、丁寧かつ慎重に行ってください。
上司から強い引き留めにあうと、感情的になったり、余計なことを言ってしまいそうになったりと、取り乱してしまうことも少なくありません。
しかし、交渉の際はあくまで冷静に対応することが重要です。
落ち着いた対応は、退職意思の強さを示すことにも繋がります。
引き継ぎは時間をかけて進める
退職を引き留める上司や企業側は、あなたが適切に引き継ぎを行ってくれるかを不安に思っています。
そのため、企業側の不安を払拭するためにも、引き継ぎは時間をかけて進めてください。
退職した後に業務を行う社員が安心して仕事を進められるよう、作業マニュアルを作成しておくと便利です。
有休消化は引き継ぎなど必要業務を終えてから
退職するにあたって、有給消化をしたいと考える人も多いと思います。
有休が余っている場合は、仕事の引き継ぎや各種手続きなどを全て終えた最終出勤日以降に有休を使うようにしてください。
円満退職のためにも、必要な業務を先に終わらせておくことが重要です。
退職交渉について困る前に転職エージェントへ相談を
「退職交渉がどうしても進まない」「強い引き留めにあっている」という場合には、転職エージェントに相談するのも有効です。
転職エージェントによっては、退職交渉を代行してくれたり、退職の相談に乗ってくれたりと、退職に関するサポートに対応しています。
スムーズな転職のためにも、ぜひ利用を検討してみてください。
ASSIGN
アサインはビズリーチの最高ランク受賞等、確かな実績を持つエージェントと、若手ハイエンド向け転職サイト『ASSIGN』であなたのキャリアを支援しています。 コンサルティング業界専門のキャリア支援から始まり、現在ではハイエンド層の営業職・企画職・管理職など幅広い支援を行っています。 ご経験と価値観をお伺いし、目指す姿から逆算したキャリア戦略をご提案し、ご納得いただいた上で案件をご紹介するのが、弊社のキャリア支援の特徴です。